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雑学その他

事務作業のスキルを効率的にアップする方法!

投稿日:2019年6月13日 更新日:

こんにちは。たくです。
私は会社員時代、事務員でした。
不動産会社での経理、証券会社での顧客管理バックオフィス、
製造業での生産管理など、それなりに種類を経験しました。
今回はそんな事務職の仕事について書いてみたいと思います。

事務員の仕事について

事務員の仕事は多岐にわたります。
経理なら出納などの現金を取り扱う業務、会計ソフトへの仕訳入力、
ファイリング、決算書作成、法人税等の申告書作成。
総務・人事なら備品管理、株主総会等イベントの準備、採用業務、
社会保険手続、勤怠管理、給与計算など多岐にわたります。
証券バックオフィスなら、注文の受発注、口座開設、
入出金確認などでしょうか。
他にもいろんな種類があります。

事務員の仕事と言うのは営業マンや研究職などと違い、
目に見えて結果が出るような仕事ばかりではありません。
ルーティンな業務がメインになり、
一度仕事を覚えてしまえば毎日を安定して
仕事を終えられるというメリットがあります。
よく事務員は他の仕事に比べて楽だ、などという意見を持っている人もいます。

しかし事務員の辛さは、
まさにその結果が出にくいというところにあります。
営業マンを例に取ってみるとわかりやすいですが
営業マンというのは完全なる成果主義です。
契約を取ってきて売り上げに直接貢献することが出来るため、
プラス方向にしか、その仕事の成果を評価することしかできません。
”ノルマ”を達成すれば、それ以上の成果は大きな信用となります。
では、事務員はどうでしょうか?
事務員と言うのはマイナスの評価した与えられないところに厳しさがあります。
ルーティンの仕事を”こなして当然”とみられる事務員は
評価をされることがあまりありません。
100%出来て当たり前、
これが少しでも下回ると一気に信頼を落としてしまいます。
また営業マンや研究者が積み上げ式の仕事なのに対して、
事務員の仕事は存在する仕事は短い期限で片づけなければならない
切り崩し式の仕事
です。

事務員はその働きに収益性が無いと考えられる場合が多く、
出来るだけ切り詰めた人員で配置されます。
そうなると一人でも同僚の事務員さんが休むと
もうほかの事務員はてんてこ舞いとなります。
事務員は雇用は安定していると思われがちですが
仕事内容と量は決して安定していません。
経理の場合における決算期など膨大な残業が発生するケースも多いです。
事務員は営業マンなどに比べて仕事が気楽などと
思われているケースも存在しますが
オフィスでずっとPCとにらめっこする事務職のうつ病発生率も
バカにできません。気分転換は重要です。

事務職はとにかくスピード

事務職の厳しさ
・ずっとPCとにらめっこ
・出来て当たり前
・作業量を求められることが多い
・受け身だとルーティンしか出来なくなる(スキルが付かない)

事務作業を効率よくこなすには

事務作業には以下の公式が成り立ちます。
効率 = 作業量/時間 × (正確さ)**2

事務作業に携わる人はこの公式を意識する必要があります。
正確さを二乗としたのは事務作業には一定の正確さが求められるからです。
正確さが95%だとすると0.95×0.95で0.9025と90%になります。
これは効率を9割まで引き下げてしまいます。
それだけ正確さは周りの人の信頼に影響します。

しかし事務作業で一番大事な要素は”時間”です。
時間があれば”正確さ”さえも補うことが出来ます。
自身が最終権限者であれば正確さは100%でなければいけませんが、
承認者が存在するのであれば
時間を優先させて作業を出来るだけ早く終わらせたほうが良いでしょう。

一番良くないのは”丁寧”を理由に
提出期限ぎりぎりでその作業を終える事です。
そのあと、上司がその提出物の瑕疵を見つけてしまったら
その時点でMission Failedと言えるでしょう。
上司から突き返された後に、訂正する時間が無いのですから。

たとえば期限が1週間だったら3日前、
極端な話早ければ早いほど良いので、言われた翌日に提出するぐらいの
勢いで突っ走ってしまったほうが良いでしょう。

日本社会の悪しき習慣の名残ですが、
”やることがなくなるから”仕事をワザとだらだら調整して
引き伸ばしながら処理するのは止めましょう。
仕事はとにかく早く終わらす。そして次の仕事に取り掛かる。
その仕事も早く終わらす。そして残業はしないで帰る。


こうして続けていけば事務員としてのスキルは
知らない間にどんどん上昇していくことになります。
デキる事務員はとにかく作業スピードと小さな”決断”が早いのです。
事務作業のスキルアップには
時間的負荷を自分にかけるしかないように思います。

事務作業はとにかくスピードにこだわる!
参考にしていただければ幸いです。

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